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企业要怎么做,才能节省会议成本?

  • 时间:2016-11-13
  • 发布:昆明网络营销培训
  • 来源:达内新闻

企业要怎么做,才能节省会议成本?

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话说,眼看到了年底,老板召开高层会议,讨论年会怎么开。

好不容易开完会,秘书赶紧小跑上去,询问老板:“老板老板,会开了这么久,做什么决定了?”

老板皱了皱眉头,用沙哑的喉咙回答:“我们做了个决定,决定下周二再开一次会,讨论一下年会什么时候开。”

这秘书一听蒙圈了,敢情会议开了大半天,什么也没讨论出来!

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你还别笑人家,现实中还真有不少这样的老板,好好的工作时间,把员工抓在一起“侃大山”,员工是认认真真走过场,热热闹闹开大会,结果是实实在在没法谈。

▲《欢乐颂》丨安迪每次开会直接问问题

美国权威机构曾做过统计,结果就显示,每年企业因为不当的会议管理导致的损失高达60亿美元。

听到这个数字,不少人挺疑惑,开会不就是占用了会议设备,消耗了一些材料嘛,不至于吧。

这里面的会议成本之所以这么昂贵,关键在于被冗长的集体大会耽误的员工工时费,还有被消磨的精力和被压迫的创新力。

要知道,在一般企业里,经理级和专业人员每周要花约四分之一的时间在开会上。

这样一算,这就是一笔“昂贵”的隐形成本。

那么,问题来了,企业要怎么做,才能节省会议成本?

答案是,让会议高效!

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那么,如何开一场高效的会议?

第一,凡有会议,必有主题,兵马未到,“粮草”先行。

这里的“粮草”指的是会前的工作。

在现实中,就有不少“冲动型”领导,喜欢搞突击,动不动就撂下一句:“大家准备一下,十分钟后开会”,于是员工就像惊弓之鸟一样,开始揣测领导的动机,茫然地“准备”。

这样的结果就是,员工一问三不知,领导发怒摔文件。

这可怪不得员工。我们知道,开会就是为了花最少的时间来解决最关键的问题嘛。那么为了节省会议时间,在会前,就必须给出一个明确的主题,提前发会议材料,让与会人员围绕主题做好充分的准备,避免开会时浪费时间阅读和思考。

所以,要让会议达到高效,会前争分夺秒,节省时间成本。

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第二,凡有会议,必有议程,准时开会,准时散场。

一场不高效的会议,成本很“昂贵”。企业消耗的是钱,员工消耗的是精力和创新力。

要让员工重视属于他们的这些“成本”,最好的办法就是让他们自己去设定会议议程。

这样一来,没有紧急事件,员工就没机会取消会议,更重要的是,让员工知道这是他们的会议,占用多少时间完全取决于他们,他们就不得不限定每个人的发言来控制会议的时间。

那么,如何在最短的时间内向众人展示我的“精华”,就不是领导的事,而是员工的事。

当然,会议的主角也换了,领导不再是一人唱独角戏,而是众多员工共同发言互动。

这时候,老板除了倾听,还能干点什么?

或许可以学学通用汽车的斯隆,他就经常在会议中给每一位参会人员写一份简短的备忘录。备忘录上就记录了员工的讨论结果、相关的任务安排和完成期限。

这招挺有效,收到领导手写的督促,谁能不警惕。

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第三,凡有会议,必要结果,决策人物,不能缺席。

谷歌公司CEO佩奇就曾向全体员工发送了一封邮件,里面的要点就是:“每个会议都必须要有一个决策者,如果没有决策者或者会议中无法产生决策,这个会就不应该开!”

▲开会不要找替身

领导要让员工知道,开会,是为了解决问题,所以你提出问题,也必须带来解决方案。如果你不能提出解决方案,那就留到私人时间再讨论,不要浪费会议时间。

再多行动,如果没有决策,都是纸上谈兵,所以凡有会议,决策者必须出席,相关负责人不能找替身。

只有决策者准时出席会议,才能保证讨论的价值,才能得出最终结论。

只有保证议程里项目负责人在,发现问题、现场讨论,才能迅速拿出解决方案。

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马雅可夫斯基在著作《开会迷》中给我们描绘了这样一个开会的场景:坐着的都是半截的人。

说的是,员工的屁股到了,脑袋却没到,大家只把开会当作走个过场,因此很多会议并无实际意义可言,效果更不用说了。

但这只是表面现象,很多企业就习惯把会议不高效的问题归咎于员工,但其实问题在于制度。

设计一套完善的会议流程制度,严格把控会议的内容、时间,保证凡有会议必要结果的效率,这才是办一场高效会议的重点。

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